Firemní emailové účty

V článku Jak používám email jsem popsal jak používám email soukromě. Teď Vám ukážu jak jej používám ve firmě. Používám 2 domény: sl.com pro primární emaily (na Google Workspace) a sl.io pro méně důležité účty (Poste.io na svém serveru). Více jsem o tom psal v článku Jak ušetřit za emaily na Google. Zde pro zjednodušení používám ukázky jen s sl.com.

Lidé

• ondrej@sl.com - Veřejný email core lidí (komunikace se zákazníky, ...). Některé jsou napojené do Pipedrive.
• joedoe@sl.com - Veřejný email ostatních kolegů
• os@sl.com - Interní email (komunikace interně v teamu)

Klíčoví lidé (C level, foundeři, ...) mají veřejný email pouze jméno, ostatní jméno a příjmení. Tento veřejný email má někdo (například já) napojený do Pipedrive, což je CRM a k emailu má přístup asistentka, sales, atd. Tento email má jen ten, kdo potřebuje veřejně komunikovat za firmu.

Jinak každý člen teamu (zaměstnanec) má krátký email jp@... nebo jpr@... pokud nastal konflikt. Tyto emaily jsou pro vnitřní používání, registraci firemních služeb, atd. Jsou osobní a nikdo je mezi sebou nesdílí. Pokud se dává email klientům nebo ven, tak v té první formě.

Web, produkty a služby

Dělám různé věci, nabízím různé produkty a služby, a o každou se stará někdo jiný nebo jiný team. Každý produkt, na kterém spolupracuje více lidí má svůj emailový účet, tak aby měli všichni přehled o tom, co je v jakém stavu. Některé z těchto účtů jsou také v Pipedrive.

• hello@sl.com - Generický email, který je na webu. Líbí se mi to více než info@sl.com
• training@sl.com - Velká část mého byznysu jsou školení, věci kolem nich chci řešit na jednom místě
• sales@sl.com - Sales email, který je napojený do Pipedrive
• community@sl.com - Účet pro komunikaci kolem meetupů a konferencí které pořádáme

Monitoring

Jsme IT & DevOps firma, máme na starosti produkční systémy naše i klientů. Proto máme celkem hezky vyřešené emaily v monitoring systému.

• mon@sl.com - Monitoring kritických produkčních systému
• mon-infra@..., mon-app1@..., mon-client1@... - Monitoring emaily pro různé teamy
• mon-all@sl.com - Archiv pro všechny monitoring eventy (forward z ostatních monitoring účtů)

Support

Monitoring emaily generuje monitoring, support emaily chodí od lidí. Support emaily pouze přeposíláme do Zendesku, kde je spravujeme.

• support@sl.com - Hromadný support email, který směřuje do Zendesku
• joe-support@sl.com - Joe's email pro support systém u klientů. Typicky jen alias k internímu emailu.

Accounts

Pokud potřebujeme registrovat globálně nějakou službu jako je AWS, Twitter nebo Cloudflare, registrujeme to na accounts...

• accounts@sl.com - Email pro registraci různých služeb
• accounts-aws@..., accounts-twitter@... - Email pro konkrétní důležitou službu, například AWS, Twitteru

Máme jeden globální accounts@sl.com kam registrujeme všechny služby, ke kterým může mít přístup operations team (COO + asistentka).

Pro služby kde to není možné, například Cloudflare (domény), AWS (kritická infrastruktura), vytváříme vlastní accounts-...@... a směřujeme to ke konkrétním lidem. Například AWS na CEO + CTO, Twitter na C level a team marketingu.

Client's Accounts

Pokud potřebuji pro některého klienta založit účet na nějaké službě, například Cloudflare, vytvořím pro to speciální email účet.

• accounts-client1-aws@sl.com - Email pro klientovo AWS

Maildev

Stejně jako používám soukromý Maildev, mám nastavený i firemní na doméně all.os.com, který zahrnuje emaily *@all.sl.com (foo@all.sl.com, bar@all.sl.com, ...).